Política de tratamiento de datos personales
Alcance
La política presentada a continuación, se aplicará a la información personal alojada en las bases de datos tratadas por Penagos.
Identificación del responsable del tratamiento de datos
Razón social: PENAGOS HERMANOS S.A.S., en adelante Penagos
NIT: 890.200.685-2
Domicilio: Calle 28 No. 20 – 80 en Bucaramanga
Teléfono: +57 (7) 6301600 de lunes a viernes de 7:30 a.m. 12 m y de 12:45 p.m. a 5:45 p.m.
Correo electrónico: contactoholding@penagos.com
Definiciones
Es el consentimiento que dan las personas para que Penagos pueda utilizar sus datos personales.
Es una comunicación emitida por Penagos donde se le informa a los dueños de la información personal, sobre la existencia de la política de tratamiento de datos personales, las finalidades para las cuales se usan los datos, la forma de acceder a la misma y los medios para realizar consultas, reclamos, peticiones o solicitudes.
Es el conjunto organizado de datos personales que son utilizados por Penagos.
Se trata de cualquier información de una persona, como su nombre, número de identificación y rasgos físicos.
Son aquellos que están en documentos públicos, tales como el estado civil de las personas, su profesión u oficio.
Son los datos que no son públicos ni privados e interesa no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Algunos ejemplos son los datos financieros y crediticios.
Son los datos que por su naturaleza sólo interesan a su titular. Por ejemplo, los gustos o preferencias de las personas.
Son aquellos que afectan la intimidad de la persona o puede generar discriminación. Por ejemplo, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos sobre la salud, vida sexual y datos biométricos.
Es la persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados.
Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Cualquier operación sobre los datos personales, tales como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Derecho de los titulares de los datos personales
- Conocer qué datos se tienen.
- Actualizar la información que se haya recolectado, de acuerdo con las modificaciones correspondientes.
- Rectificar aquella información que presente errores o inconsistencias.
- Solicitar que el responsable elimine la información que no ha sido autorizada para ser recolectada o que no cumpla con la ley.
- Ser informado previamente respecto del uso de los datos personales.
Deberes de Penagos como responsable de los datos personales
- Informar previamente al titular sobre el uso de los datos personales.
- Solicitar y conservar copia de la autorización de tratamiento de datos.
- Garantizar la seguridad de la información.
- Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados sobre el uso de los datos personales.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
Tratamiento de los datos personales
Penagos realiza el tratamiento de datos personales, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión con los siguientes fines:
- Intercambiar información de tipo comercial y empresarial inherentes a las actividades de negocios.
- Gestionar la compra o contratación de bienes y servicios.
- Cumplir con las obligaciones contractuales derivadas de la adquisición de bienes y servicios.
- Recopilar información amplia y suficiente para:
1) La identificación y verificación de la contraparte.
2) Realizar la segmentación de los factores de riesgo LA/FT de las contrapartes, de esta forma determinar el nivel de riesgo de la relación contractual.
3) Realizar el reporte del acontecimiento a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en caso de presentarse una operación sospechosa con la contraparte.
4) Consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y listas restrictivas para evaluar la viabilidad de establecer o continuar las relaciones comerciales con los proveedores y/o contratistas. - Enviar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes sobre los bienes o servicios adquiridos.
- Citar y aplicar las pruebas de conocimiento y entrevistas.
- Verificar las referencias personales y laborales.
- Evaluar la idoneidad del participante en el proceso de selección, atendiendo a las características de la vacante que se requiera contratar.
- Cumplir con la normatividad laboral, de seguridad social y relacionada con las obligaciones como empleador.
- Mantener una eficiente comunicación dentro de la organización.
- Resguardar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran al interior de la empresa.
- Expedir certificaciones laborales durante la vigencia del contrato laboral y posterior a su terminación.
- Dar referencias laborales a potenciales empleadores.
- Recopilar información amplia y suficiente para:
1) La identificación y verificación de la contraparte.
2) Realizar la segmentación de los factores de riesgo LA/FT de las contrapartes, de esta forma determinar el nivel de riesgo de la relación contractual.
3) Realizar el reporte del acontecimiento a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en caso de presentarse una operación sospechosa con la contraparte.
4) Consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y listas restrictivas para evaluar la viabilidad de establecer o continuar las relaciones comerciales con los proveedores y/o contratistas. - Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de las obligaciones contractuales y la relación entre el colaborador y la compañía para uso exclusivamente interno.
- Suministrar la información a terceros con los cuales Penagos tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objetivo contratado.
- Garantizar la adecuada remisión a servicios médicos en caso de un accidente.
- Servir como base para la expedición de los certificados laborales a solicitud del extrabajador.
- Dar referencias laborales a potenciales empleadores del extrabajador.
- Considerar al extrabajador en los procesos de contratación de personal que lleve a cabo la empresa.
- Dar respuesta a requerimientos de entidades gubernamentales relacionados con la cotización y pago de aportes durante el tiempo en el que estuvo vinculado.
- Realizar la citación a reuniones de Asamblea General de Accionistas.
- Realizar el pago de dividendos.
- Realizar el reporte a la DIAN del Registro único de Beneficiarios Finales.
- Recopilar información amplia y suficiente para:
1) La identificación y verificación de la contraparte.
2) Realizar la segmentación de los factores de riesgo LA/FT de las contrapartes, de esta forma determinar el nivel de riesgo de la relación contractual.
3) Realizar el reporte del acontecimiento a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en caso de presentarse una operación sospechosa con la contraparte.
4) Consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y listas restrictivas para evaluar la viabilidad de establecer o continuar las relaciones comerciales con los proveedores y/o contratistas.
- Garantizar la adecuada remisión a servicios médicos en caso de un accidente.
- Llevar un registro de las personas que se encuentran al interior de la empresa en caso de un siniestro.
- Resguardar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran al interior de la empresa.
- Resguardar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran al interior de la empresa.
- Usar como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo.
- Inclusión en el directorio de colaboradores, con la finalidad de facilitar un canal de comunicación entre las empresas en las cuales Penagos Hermanos S.A.S. tiene inversiones, que habilite la comunicación interna y sinergia entre los colaboradores de las mismas.
Procedimientos de atención
Los procedimientos de consulta, reclamo, petición de actualización, rectificación y supresión, serán tramitados a través del formulario de solicitudes que se encuentra en Google Drive, por el correo electrónico contactoholding@penagos.com o de manera física en la Calle 28 # 20-80 de Bucaramanga, por el titular de los datos personales o causahabiente.
El titular o causahabiente deberá presentar la solicitud con la cédula de ciudadanía, registro civil o cualquier otro documento que lo identifique.
Los titulares podrán consultar su información personal que reposa en la bases de datos de Penagos, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión por incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante PENAGOS utilizando los medios mencionados anteriormente, donde se indique el nombre y número de identificación del titular, descripción del motivo del reclamo, dirección, teléfono de contacto y los documentos que tienen como prueba.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Si el reclamo está incompleto, se le informará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que complete la información. Si transcurridos dos (2) meses no se completa la información del reclamo, se entenderá que ha desistido del mismo. En el caso que el reclamo sea recibido por una persona que no sea competente para resolverlo, se trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El titular que desee actualizar o rectificar su información personal, podrá solicitarlo por el medio citado anteriormente adjuntando copia de documentación en que sustente su petición.
En cualquier momento el titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a PENAGOS la supresión parcial o total de la información personal de las bases de datos en que se encuentre registrado.
El titular puede revocar en cualquier momento la autorización de tratamiento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria podrá ser total o parcial:
- Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que PENAGOS debe dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales.
- Parcial: Puede darse sobre determinados tipos de tratamiento. En ese caso se mantendrá en firme la autorización para todas las demás finalidades para las cuales el titular no revocó su autorización.
Penagos podrá negar la supresión de los datos o revocatoria de la autorización cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Los datos sean públicos.
Vigencia de las bases de datos
Penagos sólo podrá tratar los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican el tratamiento. Una vez cumplida con las finalidades del tratamiento Penagos procederá a suprimir la información personal de las bases de datos personales.
Seguridad de la información
Penagos implementa las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que considera pertinentes para otorgar seguridad a los registros, archivos y bases de datos, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o indebido.
Vigencia
La presente política fue aprobada por el Presidente Ejecutivo y rige a partir del 1 de marzo de 2022.
Penagos podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de política de tratamiento de datos personales como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen éste documento.
Si se realiza cualquier cambio se publicará el nuevo documento de Política de Tratamiento de Datos Personales en la página www.penagosholding.com